PRIVACYVERKLARING | Warmtediensten

Warmtediensten respecteert uw privacy. Warmtediensten draagt er zorg voor dat de informatie die Warmtediensten over u verkrijgt, en die u aan Warmtediensten beschikbaar stelt, vertrouwelijk en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid wordt behandeld. Warmtediensten legt in deze privacyverklaring uit wanneer, hoe en waarom uw Persoonsgegevens worden gebruikt.

1. Definities
Wij beginnen in deze privacyverklaring met het geven van uitleg over een aantal begrippen die wij gebruiken:

AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming; de nieuwe privacywet welke op 25 mei 2018 geldt.

Opdrachtgever: elke partij die aan Warmtediensten een opdracht verstrekt (bijvoorbeeld om de cv-ketels van huurders te laten onderhouden).

Opdrachtnemer: elke partij die van Warmtediensten een opdracht verstrekt krijgt (bijvoorbeeld tot het leveren van producten zoals gereedschappen).

Particulier: iemand die gebruikt maakt van een onderhouds- of installatiedienst van Warmtediensten of waar een project door Warmtediensten wordt uitgevoerd.

Persoonsgegevens: gegevens die u (kunnen) identificeren als persoon.

Verwerken/verwerking: (reeks van) handelingen, zoals: het verzamelen, vastleggen, registreren, opslaan, aanpassen of wijzigen, raadplegen, gebruiken, wissen of vernietigen van Persoonsgegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke: de (verwerkings)verantwoordelijke (Warmtediensten in dit geval) bepaalt hoe en waarom Persoonsgegevens worden verwerkt.

Websitebezoeker: de Websitebezoeker van de website van Warmtediensten: https://www.warmtediensten.nl

Werkzaamheden: het installeren, meten, registreren, repareren, vervangen, onderhouden en het oplossen van storingen van cv-ketels.

2. De doelen waarvoor en de rechtsgrond waarop wij Persoonsgegevens verwerken
Hieronder beschrijft Warmtediensten niet alleen wanneer en waarom uw Persoonsgegevens worden gebruikt maar ook om welke Persoonsgegevens het gaat. Uw Persoonsgegevens worden door
Warmtediensten gebruikt wanneer u:

(i) als Opdrachtgever of Opdrachtnemer met Warmtediensten samenwerkt;
(ii) als Websitebezoeker de website van Warmtediensten raadpleegt; of,
(iii)als Particulier gebruikmaakt van de (onderhouds- en installatie) diensten van Warmtediensten.

Om dit privacybeleid zo duidelijk mogelijk en leesvriendelijk voor u te maken hebben we het opgedeeld in deze verschillende doelgroepen. Wanneer er naar aanleiding van deze
privacyverklaring vragen voor u zijn, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. We helpen u graag verder.

Bent u een Opdrachtgever of Opdrachtnemer?
Warmtediensten verwerkt uw Persoonsgegevens om opdrachten te verstrekken en naar behoren te kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld voor de opmaak en het uitvoeren van overeenkomsten. Ook verwerken wij uw Persoonsgegevens om de relatie met u te onderhouden. Wij slaan bijvoorbeeld uw e-mailadres op in ons klantenbestand wanneer u de contactpersoon bent van de woningbouwcorporatie of
leverancier waarmee Warmtediensten samenwerkt. Ook kunnen wij u een e-mail sturen om uw eventuele vragen met betrekking tot de dienstverlening van Warmtediensten te beantwoorden. Kortom: uw
Persoonsgegevens worden door Warmtediensten alleen verwerkt voor de eigen bedrijfsvoering en altijd op een zorgvuldige manier gebruikt. Warmtediensten kan de volgende categorieën Persoonsgegevens
verwerken:

• naamgegevens (voornaam, achternaam en voorletters);
• adresgegevens en woonplaatsgegevens;
• contactgegevens (bijv. uw werktelefoonnummer of uw werk e-mailadres);
• gegevens over functie/beroepsactiviteit;
• uw (e-mail en brief)communicatie met Warmtediensten;
• gegevens over vrijetijdsbesteding en interesses en overige gegevens die noodzakelijk zijn om diensten aan jou te verlenen.

Warmtediensten verwerkt uw Persoonsgegevens uitsluitend wanneer:

• dat noodzakelijk is om de overeenkomst – bijvoorbeeld de opdracht tot het uitvoeren van onderhoud- of installatiediensten voor de cv-ketels in uw vastgoed- die we met u overeen gaan komen of zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren;
• er door Warmtediensten aan een wettelijke verplichting, zoals het delen van uw Persoonsgegevens met wettelijke instanties, voldaan moet worden en/of
• er een gerechtvaardigd (bedrijfs)belang bestaat van Warmtediensten om diensten en bedrijfsvoering te beheren en te verbeteren en een adequaat klantenbestand bij te houden (Warmtediensten weegt dan of daarmee geen onevenredige inbreuk wordt gemaakt op uw privacy).

Bent u een Websitebezoeker?
U kunt onze website bezoeken zonder uw Persoonsgegevens achter te laten. In sommige situaties kunt u wel zelf via de website uw Persoonsgegevens verstrekken. Bijvoorbeeld als u zich via de website inschrijft voor onze nieuwsbrief. Wij zullen uw Persoonsgegevens dan opslaan in onze klantenbestand en gebruiken om de nieuwsbrief te sturen. Ook kunt u op de website onze e-mailadressen en contactgegevens vinden. Als u ons bijvoorbeeld een e-mail of brieft stuurt waarin u een vraag stelt slaan wij de (inhoud van de) e-mail op om uw vraag te kunnen behandelen. Verder kunt u op de website een storing melden of kunt u zich aanmelden voor de onderhoudsdiensten van Warmtediensten. Gaat u een storing melden of een onderhoudsdienst afnemen? Leest u dan verder bij: ‘Bent u een Particulier?’

Warmtediensten kan de volgende categorieën Persoonsgegevens verwerken:

• uw naam en e-mailadres (wanneer u ons een e-mail stuurt en voor het versturen van de nieuwsbrief); en/of,
• de inhoud van een e-mail of brief die u ons stuurt.

Warmtediensten verwerkt uw Persoonsgegevens uitsluitend wanneer:

• er een gerechtvaardigd (bedrijfs)belang bestaat van Warmtediensten om diensten en bedrijfsvoering te beheren en te verbeteren en een adequaat klantenbestand bij te houden (Warmtediensten weegt dan of daarmee geen onevenredige inbreuk wordt gemaakt op uw privacy) en/of
• u aan Warmtediensten toestemming heeft gegeven om uw Persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld wanneer u de nieuwsbrief wenst te ontvangen.

U mag deze toestemming op ieder moment  intrekken. Iedere mail bevat bijvoorbeeld een link waarmee u zich direct kunt afmelden van de nieuwsbrief. In het vervolg zullen we uw Persoonsgegevens dan in principe niet meer verwerken. Het intrekken van uw toestemming is niet van invloed op de rechtmatigheid van het eerdere gebruik van uw Persoonsgegevens op basis van uw eerder verleende toestemming.

Cookies:
Warmtediensten maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine stukjes informatie, die een website op uw apparatuur (zoals uw computer, smartphone of tablet) achterlaat. Klik [hier] voor ons cookiebeleid.

Bent u een Particulier?

Warmtediensten verwerkt uw Persoonsgegevens als Particulier om op de meest doelmatige en doeltreffende wijze Werkzaamheden te verrichten. Bij Warmtediensten kunt u als Particulier de onderhoudsdienst basisservice of top-service afnemen waardoor u verzekerd bent van een warme en comfortabele woning door een goed functionerende en veilige installatie. Op de website kunt u hiervoor een aanvraagformulier invullen of u kunt telefonisch of via de e-mail contact met ons opnemen. Warmtediensten komt dan jaarlijks bij u langs voor een onderhoudsbeurt en bij storingen kunt u Warmtediensten altijd bellen of online op de website het ‘storingsformulier’ invullen. Meer specifiek betekent dit bijvoorbeeld dat de servicemonteur uw adres heeft om bij u langs te komen voor het verrichten van onderhoud. Een ander voorbeeld is de situatie wanneer u een storing meldt en een medewerker van het serviceteam uw telefoonnummer gebruikt om contact met u te zoeken. Ook is het mogelijk dat monteurs uw adres gebruiken om langs te komen om in opdracht van uw woningbouwvereniging- of corporatie een project – zoals het plaatsen van nieuwe cv-ketels – uit te voeren.

Warmtediensten kan de volgende categorieën Persoonsgegevens verwerken:

• informatie over uw cv-ketel, leidingen en radiatoren (zoals het bouwjaar en merk van uw cvketel);
• geslacht en contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres);
• naamgegevens (voorletters en achternaam);
• adresgegevens waaronder onderhouds- en factuuradres (straat, huisnummer, woonplaats en postcode);
• uw soort klacht, storingscode, waterdruk, eventuele toelichting en/of afbeelding (bij het invullenvan het storingsformulier);
• wanneer u met ons communiceert kan de communicatie met u worden opgeslagen of opgenomen voor service-, opleidings- en trainingsdoeleinden en/of
• uw IBAN bankrekeningnummer (voor het sturen van facturen).

Warmtediensten verwerkt uw Persoonsgegevens uitsluitend wanneer:

• er een gerechtvaardigd (bedrijfs)belang bestaat van Warmtediensten om diensten en bedrijfsvoering te beheren en te verbeteren en een adequaat klantenbestand bij te houden (Warmtediensten weegt dan of daarmee geen onevenredige inbreuk wordt gemaakt op uw privacy);
• u met Warmtediensten een basis-service of top-service contract afsluit of gaat afsluiten; en/of,
• er door Warmtediensten aan een wettelijke verplichting, zoals het delen van uw Persoonsgegevens met wettelijke instanties, voldaan moet worden.

3. Hoe lang uw Persoonsgegevens worden bewaard
Het bewaren van uw Persoonsgegevens kan nodig zijn om overeenkomsten of Werkzaamheden goed uit te kunnen voeren of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven. Uw Persoonsgegeven worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is voor het bereiken van het doel. Warmtediensten sluit aan bij wettelijke bewaartermijnen, zoals de fiscale bewaartermijn van zeven jaar. Bij het bepalen van bewaartermijnen hecht Warmtediensten belang aan opslagbeperking.

4. Wie uw Persoonsgegevens ontvangen
Warmtediensten zal uw Persoonsgegevens nooit verkopen of zomaar weggeven. In sommige gevallen is het nodig dat Warmtediensten uw Persoonsgegevens kan delen. Dit zijn de ontvangers van uw persoonsgegevens:

• alle medewerkers van Warmtediensten, zoals de directie, de leidinggevenden, het officemanagement en de monteurs;
• de partij die voor Warmtediensten de software levert om uw Persoonsgegevens op te slaan heeft enkel toegang tot uw Persoonsgegevens wanneer Warmtediensten toestemming geeft om softwareproblemen te verhelpen en assistentie te verlenen. Voor Warmtediensten bestaat er een gerechtvaardigd bedrijfsbelang dat de ICT goed werkt;
• de partij die voor Warmtediensten het systeembeheer regelt heeft enkel toegang tot uw Persoonsgegevens wanneer dit voor het beheren van de back-up/uitwijk van uw Persoonsgegevens noodzakelijk is. Voor Warmtediensten bestaat er een gerechtvaardigd bedrijfsbelang dat de ICT goed werkt; en/of,
• Warmtediensten kan haar bedrijf (deels) verkopen of overdragen. Deel van de verkoop of overdracht houdt in dat wij Persoonsgegevens kunnen doorgeven aan iedereen die hierbij betrokken is.
• de overheid, wanneer Warmtediensten verplicht is om uw specifieke Persoonsgegevens te delen met bijvoorbeeld de Belastingdienst om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen.

5. Wat zijn uw rechten
In de AVG is een aantal rechten vastgelegd waarop u zich onder bepaalde voorwaarden kan beroepen. Dit zijn de volgende rechten:

• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u heeft het recht om uw Persoonsgegevens op te vragen om deze op te slaan voor persoonlijk (her)gebruik. Ook heeft u het recht om Warmtediensten te verzoeken uw Persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij;
• Recht op inzage: u heeft de mogelijkheid om uw Persoonsgegevens die Warmtediensten verwerkt op te vragen, in te zien en te controleren of, en op welke manier, uw Persoonsgegevens worden verwerkt.
• Recht op rectificatie: als duidelijk wordt dat uw Persoonsgegevens niet kloppen, kan u een verzoek indienen bij Warmtediensten om dit te corrigeren;
• Recht op beperking: u heeft het recht aan Warmtediensten te vragen om uw Persoonsgegevens minder te gebruiken;
• Recht op wissing: u heeft het recht om Warmtediensten te verzoeken uw Persoonsgegevens te laten wissen;
• Recht op bezwaar: u heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens.
• Recht op klacht: u heeft het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit; de Autoriteit Persoonsgegevens.

Warmtediensten hanteert een reactietermijn van vier weken, ingaand op de dag van ontvangst van uw verzoek. Warmtediensten zal daarbij eerst uw identiteit controleren en vervolgens beoordelen of uw verzoek gerechtvaardigd is. Als uw verzoek niet door Warmtediensten wordt opgevolgd, zal dit door Warmtediensten aan u worden toegelicht en heeft u de mogelijkheid om bezwaar te maken. U kunt dit bezwaar eveneens sturen naar de bovenstaande contactgegevens.

6. Tot slot
Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer dit op grond van de wetgeving of ontwikkelingen noodzakelijk is. Wijzingen worden bekendgemaakt op de website of door contact
met u op te nemed